I grunden handlar vett och etikett om att bry sig om andra människor. De som gör det vinner i längden, det skapar förtroende och när folk känner tillit till dig så öppnar sig möjligheter för dig som person. Om vi hittar ett sätt att skriva som är mer mellanmänskligt kan vi bygga relationer till andra, det är i grunden ett sätt att använda socialisation för att få mer utrymme och mera gehör för ens egen ståndpunkt. Elegans handlar inte bara om ditt utseende, det, handlar om hur andra uppfattar din stil.
Var inte slapphänt – man ska svara på tilltal och inbjudningar även när man inte kan. I förlängningen kan det leda till att man inte längre får fler förfrågningar eller inbjudningar. Tyvärr har många börjat slarva med kommunikationen och ta sig friheter. Det är vanligare nu än tidigare att de som bokar bord på restauranger idag aldrig dyker upp på den utsatta tiden, detta utan att avboka. Ett annat exempel var den arbetsgivare som berättade för mig att hon skickade ut mail när hon behöver extra personal, extrapersonalen brukade bara svara om de kunde jobba den dagen. Om de inte hade möjlighet att jobba så lät de bli att svara. Detta blir ju till ett mycket ostadigt beslutsunderlag för arbetsgivaren. I förlängningen leder detta till att de uppdragstagare som kommunicerar tydligt uppfattas som mycket mera pålitliga än andra.
Visa respekt, att du visar att du bryr dig och ger ett mycket fördelaktigt intryck.
För att du ska framstå som artig lägger Mailwriter till fraser och uttryck i din text, här följer några exempel:
- Hej [mottagarens namn],
- Jag hoppas att allt är bra med dig.
- Tack så mycket för att du tar dig tid att läsa detta.
- Jag skulle uppskatta om du kunde hjälpa mig med…
- Om möjligt, skulle jag vara tacksam om du kunde svara så snart som möjligt.
- Vänligen låt mig veta om du behöver mer information eller har några frågor.
- Jag är tacksam för din förståelse i denna situation.
- Tack igen för din hjälp och samarbete.
- Vänliga hälsningar,
Mailwriter anpassar ditt språk och tonläge beroende på kontexten och relationen till mottagaren. Programmet analyserar och bedömer vilket typ av språkbruk som ska passa för svaret.
När du ger någon en dålig nyhet via e-post är det viktigt att vara tydlig, empatisk och respektfull, här några fraser som programmet kan ge för att hjälpa dig:1. Upptakt: Inled med en artig och personlig hälsning för att skapa en positiv ton. Påminn personen om något positivt eller relevant så att de inte känner sig alltför obekväma.
Exempel: “Hej [Personens namn],
Hoppas allt är bra med dig. Jag uppskattar ditt engagemang och arbete inom [projekt/område].”2. Var direkt och sammanfatta nyheten: Kom direkt till poängen och klargör den dåliga nyheten på ett tydligt sätt. Undvik att använda onödig jargong eller överflödig information.
Exempel: “Jag beklagar att behöva meddela dig att [den dåliga nyheten].”3. Visa empati och förståelse: Uttryck medlidande och visa att du förstår hur personen kan känna inför nyheten. Erbjud stöd eller möjlighet att diskutera vidare.
Exempel: “Jag förstår att det här kan vara svårt och kan tänka mig att det är en besvikelse för dig. Om du vill prata om det eller behöver ytterligare information, låt mig veta. Jag är här för att stödja dig.”4. Erbjud lösningar eller alternativ: Om möjligt kan du föreslå några sätt att mildra effekterna av den dåliga nyheten. Det kan ge personen hopp och visa att du tar deras situation på allvar.
Exempel: “Vi kan diskutera alternativ som kan hjälpa oss att hantera detta på bästa sätt. Jag föreslår [alternativ/lösning] som kan hjälpa oss att gå vidare.”5. Avsluta med en positiv ton: Avsluta med ett upplyftande eller positivt meddelande för att balansera nyheten. Ge personen en känsla av hopp eller fokus framåt.
Exempel: “Jag är övertygad om att vi är starka nog att övervinna detta hinder tillsammans. Vi har framgångsrikt hanterat utmaningar tidigare, och jag är övertygad om att vi kommer att göra det igen.”6. Avslutning: Avsluta med en artig avslutning, som tackar personen för deras förståelse och samarbete.
Exempel: “Tack för ditt samarbete och förståelse i den här situationen. Låt mig veta om du har några frågor eller om jag kan hjälpa till på något sätt. Vi kommer att fortsätta arbeta tillsammans för att nå våra mål.”
Kom ihåg att anpassa ditt meddelande efter den specifika situationen och personen du skickar det till. Var så ärlig som möjligt utan att vara för hård i din formulering och visa att du bryr dig om den mottagande personens känslor.
Nedan kan du se hur ett kort meddelande: “Fixa det” får ett artigare sammanhang. Du kan också välja språk i programmet.
Mailwriter skriver vältalighetens lov!
Med vänliga AI- hälsningar
Vi på Mailwriter
Leave a Reply